§ 15b MaBV: Weiterbildungsnachweis 3 Jahre aufbewahren

Wohnimmobilienverwalter müssen ihren Weiterbildungsnachweis nach § 15b MaBV heute drei Jahre aufbewahren, nicht mehr fünf. Betroffen sind konkret Gewerbetreibende nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 GewO – also wer fremdes Wohnungseigentum oder Mietwohnraum verwaltet – und pro Kalenderjahr mindestens 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren nachweisen muss.

Wer muss überhaupt einen Nachweis führen?

Die Pflicht trifft nicht jeden Makler, sondern nur eine bestimmte Gruppe. § 34c Absatz 2a GewO nennt ausdrücklich die Gewerbetreibenden nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 – das sind Verwalter von Wohnungseigentum (WEG-Verwalter) und Verwalter von Mietwohnraum. Reine Vermittler von Kauf- oder Mietobjekten nach Nummer 1 fallen nicht automatisch darunter, ebenso wenig Bauträger oder Baubetreuer nach Nummer 2 und 3, sofern sie keine Verwaltungstätigkeit nach Nummer 4 ausüben. In der Praxis führen viele Betriebe beide Tätigkeiten nebeneinander – dann greift die Nachweispflicht für den Verwaltungsteil des Geschäfts.

Für Betriebe mit mehreren Verwaltern lohnt sich eine zentrale Übersicht: eine einzige Liste pro Kalenderjahr, in der jede geschulte Person mit den Angaben aus der Tabelle unten geführt wird. Das verhindert, dass einzelne Nachweise bei einem Personalwechsel verloren gehen, und macht die Dokumentation bei einer Prüfung in wenigen Minuten vorzeigbar statt in einzelnen Ordnern zusammensuchen zu müssen.

Was genau muss im Nachweis stehen?

Ein vollständiger Nachweis nach § 15b MaBV dokumentiert, wer geschult wurde, wann, in welchem Umfang und zu welchem Thema, sowie wer die Schulung durchgeführt hat. Fehlt eines dieser Elemente, ist der Nachweis im Streitfall angreifbar – etwa wenn ein Auftraggeber oder die zuständige Kammer die Einhaltung der 20-Stunden-Pflicht prüft.

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht?

Drei Jahre, das ist der aktuelle Stand nach § 15b MaBV. Ein dauerhafter Datenträger genügt – Papierordner und digitale Ablage sind gleichermaßen zulässig, das Gesetz macht dazu keine Vorgabe zum konkreten Aufbewahrungsort. Wichtig für Verwaltungen mit mehreren Mitarbeitenden: Die Frist gilt pro Nachweis, nicht pauschal für den ganzen Betrieb – wer durchgehend dokumentiert, hat ohnehin laufend aktuelle Nachweise vorliegen.

Was hat sich bei der Frist geändert?

Vor der Verkürzung lag die Aufbewahrungsfrist bei fünf Jahren. Das lässt sich aus mehreren frei zugänglichen Rechtsquellen rekonstruieren, auch wenn sich das genaue Änderungsgesetz und -datum daraus nicht zweifelsfrei bestimmen lassen – eine mit 01.08.2026 wirksame MaBV-Änderung betraf laut amtlicher Änderungshistorie nachweislich nur die §§ 2, 4 und 16, nicht § 15b. Für die Praxis zählt vor allem die aktuelle Fassung:

Wer noch nach der alten Fünf-Jahre-Regel archiviert, macht nichts falsch – er bewahrt nur länger auf als nötig.

Was passiert, wenn der Nachweis fehlt?

Ohne lückenlosen Nachweis lässt sich die Einhaltung der 20-Stunden-Pflicht aus § 34c Abs. 2a GewO im Zweifel nicht belegen, was bei einer Prüfung durch die zuständige Kammer bis zu Fragen der gewerberechtlichen Zuverlässigkeit führen kann. In der Praxis wird das aber überwiegend anlassbezogen geprüft – bei einer Beschwerde, einem Streitfall mit Auftraggebern oder einer Stichprobe – nicht routinemäßig. Wer die Angaben aus der Tabelle oben laufend pflegt, hat den Aufwand ohnehin schon erledigt, bevor eine Prüfung ansteht.

Was können Verwalter jetzt konkret tun?

1. Prüfen, ob der Betrieb unter § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO fällt (Verwaltung von WEG oder Mietwohnraum).
2. Für jede geschulte Person eine Liste mit Datum, Thema, Stunden und Anbieter führen.
3. Nachweise mindestens drei Jahre aufbewahren – digital oder auf Papier, beides ist zulässig.
4. Bei gemischten Tätigkeiten (Vermittlung und Verwaltung) den Verwaltungsanteil separat dokumentieren.
5. Bereits archivierte Nachweise aus älteren Jahrgängen nicht vorschnell löschen, sondern erst nach Ablauf der aktuell geltenden drei Jahre entsorgen.

Wer diese Punkte einmal als festen Ablauf einrichtet, hat den größten Teil der Arbeit erledigt – danach ist die laufende Pflege eine Sache von Minuten pro Schulung, nicht ein eigenes Projekt.

Häufige Fragen

Gilt die Nachweispflicht auch für reine Makler ohne Verwaltungsvertrag?

Nein. § 34c Abs. 2a GewO verweist auf Gewerbetreibende nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 – das ist die Verwaltung von Wohnungseigentum oder Mietwohnraum. Wer ausschließlich vermittelt, fällt nicht automatisch unter diese Pflicht.

Reicht eine digitale Ablage der Nachweise aus?

Ja. § 15b MaBV verlangt einen dauerhaften Datenträger, digitale Speicherung erfüllt das ebenso wie Papier. Entscheidend ist, dass die Angaben jederzeit lesbar und vollständig abrufbar sind.

Wer kontrolliert die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist?

Das prüft im Regelfall die für die Gewerbeerlaubnis zuständige Kammer beziehungsweise Behörde, meist anlassbezogen – etwa bei einer Beschwerde oder im Rahmen einer gewerberechtlichen Überprüfung.

Zählt eine Online-Schulung als Weiterbildung im Sinne von § 34c GewO?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Entscheidend sind Thema, Stundenumfang und ein nachvollziehbarer Anbieter – Präsenz- und Online-Formate sind grundsätzlich gleichgestellt.

Was gilt für eine neu gegründete Verwaltung im ersten Jahr?

Die 20-Stunden-Pflicht bezieht sich auf einen Zeitraum von drei Kalenderjahren, nicht auf jedes einzelne Jahr für sich. Ab dem Zeitpunkt der Betriebsaufnahme sollte trotzdem von Anfang an dokumentiert werden, um für die volle Dreijahresfrist lückenlose Nachweise zu haben.

Mehr zur Rechtsgrundlage: § 15b MaBV und § 34c GewO. Ob die eigene Website darüber hinaus die typischen Pflichtangaben für Makler und Verwalter enthält, zeigt der kostenlose DSGVO-Check in rund 60 Sekunden.